Dokumentenmanagement

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Betrachten Sie hier unser Lehrvideo "Dokumentenmanagement"

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Das optional erhältliche Modul Dokumentenmanagement ermöglicht es Ihnen, alle bei Adressen, Projekten, im Kassenbuch, den Eingangsrechnungen und LVs benötigten bzw. anfallenden Dokumente wie Rechnungen, Angebote, Briefe, Bilder, E-Mails (im html-Format), Sounddateien und vieles mehr abzulegen und zu verwalten.

Die gesamten Dokumente sind zusätzlich im Hauptfenster in der Rubrik

dokumente

abgelegt.

Ab Version X2 wurde zusätzlich ein LV-spezifies Dokumentenmanagement hinzugefügt. Dieses ist im LV-Fenster über den Reiter Dokumente aufrufbar.

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mexXsoft X2 erstellt dabei automatisch eine Kopie der verknüpften Dateien in einem speziellen Projektordner. Dokumente werden im PDF-Format gespeichert. Dies hat den Vorteil, dass auch ungewöhnliche Dateiformate ohne spezielle Programme geöffnet, verwaltet und problemlos verschickt bzw. weiterverarbeitet werden können.

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LV-Dokumentenmanagement mit Vorschaufenster rechts

Dokumente, die dem Dokumentenmanagement extern zugefügt werden sollen, werden einfach über den Windows-Explorer per Drag&Drop auf die Programmoberfläche gezogen und dann automatisch verarbeitet. Siehe hierzu auch Externe Dokumente ablegen und zuordnen.

Im Verzeichnisbaum links wird automatisch der Hauptordner Alle Dokumente sowie ein Ordner mit der Projektbezeichnung (hier "Ilvesheim") angezeigt. Die Unterordner-Stuktur können Sie in den Optionen > Dokumentenstruktur festlegen.
Diesem können Sie jedoch auch jederzeit über das Menü der rechten Maustaste beliebig erweitern / verändern:

Dokumentenmanagement_Baum

Die Zuordnung der Dateien erfolgt anschließend durch Drag&Drop entweder aus den anderen Ordnern oder über den Internet Explorer.

Wählen Sie eine Tabellenzeile rechts aus und ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste in den gewünschten Ordner.

Achtung: Sollten Sie nachträglich die Projektbezeichnung ändern, so verschwinden die bisherigen Ordner. Alle bisher zugefügten Dokumente und Dateien werden in den Ordner Alle Dokumente verschoben! Gleichzeitig wird ein neuer - leerer - Ordner mit der neuen Projektbezeichnung erstellt. Die hinterlegten Dateien finden Sie im Stammverzeichnis mexxsoft > Dokumente

Erzeugen eines projektbezogenen internen Dokuments

Um einen Brief oder Dokument zu erstellen, das direkt dem Projekt zugeordnet wird, gehen Sie folgendermassen vor:

1.	klicken Sie den -Button oder wählen im Menü der rechten Maustaste Neuer Datensatz.

2.	Es öffnet sich das Eingabefenster Dokumenteneigenschaften:

3.	Füllen Sie die Felder Bezeichnung, Dokumentenart, Dokumententyp durch Eintrag oder Auswahl.

Der Kalendereintrag: Optional können Sie das Dokument mit einem Termin für die Wiedervorlage in Ihrem Kalender versehen.
Wählen Sie hierzu den Benutzer aus, in dessen Kalender der Wiedervorlagetermin erscheinen soll und tragen Sie das Datum ein. Dies kann per Hand oder durch Auswahl aus dem über den pfeil-ab -Button einblendbaren Kalender geschehen.

5.	Die Adresse wird automatisch aus dem zugrunde liegenden Projekt übernommen. Optional können Sie eine neue Adresse durch Klick auf den -Button anlegen, bzw. übernehmen Sie eine Adresse aus der Datenbank durch Betätigung des -Buttons.

6.	Tragen Sie optional Ansprechpartner, Benutzer sowie Bemerkungen ein.

Abschließend klicken Sie auf Übernehmen. Danach erscheint ein neuer Datensatz in der Dokumententabelle.

Scanfunktion:
Es besteht hier u.a. die Möglichkeit, Dokumente einzuscannen. Wählen Sie hierzu als Dokumententyp Scannen aus. Ein Doppelklick auf den Datensatz öffnet die Scanquelle. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Dokumente einscannen.

8.	Ein Doppelklick auf diesen Datensatz öffnet die im Dokumententyp gewählte Anwendung.

9.	Erstellen Sie dort Ihr Dokument und speichern sie.

So öffnen Sie das Dokumentenfenster erneut:

Das Editierfenster des Dokumentenmanagements öffen Sie erneut über das Menü der rechten Maustaste > Eigenschaften:

Dokumentenmanagement_oeffnen

Bitte beachten Sie:

Ein Doppelklick auf eine Tabellenzeile des Dokumentenmanagements öffnet das Dokument / die Datei mit der in Windows hinterlegten Standardanwendung. Die Dokumente Dateien können dort editiert und erneut gespeichert werden.

Weitere Informationen zum Dokumentenmanagement:

•	Externe Dokumente ablegen und zuordnen

•	Interne Dokumente zufügen

•	Dokumente einscannen