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Derzeit gibt es Rechnungen in verschiedenen Formaten: als E-Rechnung im XML-Format, im PDF-Format oder traditionell auf Papier. Dies wird sich jedoch bald ändern:
Ab dem 01.01.2025 tritt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft.
Dies bedeutet, dass künftig für alle Leistungen zwischen Unternehmen (B2B = Business-to-Business / Betrieb zu Betrieb) zwingend eine E-Rechnung ausgestellt werden muss. Wenn beispielsweise ein produzierendes Unternehmen Baumaterial bei einem Lieferanten bestellt, ist es nicht mehr erlaubt, die Rechnung als PDF oder auf Papier auszustellen.
Es existiert eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2026:
- Bis zu diesem Termin sind „sonstige Rechnungen“ im Papierform oder als PDF weiterhin zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Auch Umsätze aus 2025 oder 2026 können weiterhin als PDF oder Papierrechnung erzeugt werden.
- Gleiches gilt auch für 2027, aber nur wenn der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro hat.
- Ab 2028 schließlich sind nur noch E-Rechnungen zulässig.
Wieso E-Rechnung?
E-Rechnungen können aktuell in 2 Formaten übermittelt werden:
Die E-Rechnung besitzt folgende Vorteile:
- Durch die Automatisierung wird die Zeit zur Rechnungsstellung und Prüfung verkürzt
- Manuelle Eingabefehler werden vermieden
- Kosteneinsparung bei Papier, Briefpapier, Porto und Druck
- Vermeidung von Übertragungsfehlern
- Die Erstellung einer E-Rechnung wird in mexXsoft X2 seit ca. 3 Jahren in den Formaten XRechnung sowie ZUGFeRD vollständig unterstützt. Sie haben die Möglichkeit, statt dem Druck einer Rechnung eine E-Rechnung an den Kunden zu schicken.
Hier finden Sie Infos und Voraussetzungen zur Erstellung einer E-Rechnung:
Eine E-Rechnung baut sich aktuell (11.2024) aus 127 BT-Feldnummern (BT = "Business Transaction"; Nummern von 1 - 165) auf. Insgeamt können bis zu 135 Feldinformationen sowie eine beliebige Anzahl Anhänge in einer E-Rechnung portiert werden. Hiervon sind - je nach Rechnungsart - ca. 20 Pflichtfelder auszufüllen.
Die folgenden Infos / Pflichtfelder* müssen in einer E-Rechnung übermittelt werden:
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Allgemeine Infos zur Rechnung:
- Rechnungsart
- Leitweg-ID
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Währung
- Bestellnummer
- Fälligkeitsdatum
Skontoangaben
- Tage
- Prozent
- Verzugsangaben
- Tage
- Prozent
Angaben zum Verkäufer
- Rechtlicher Name (Verkäufer)
- Name
- E-Mail-Adresse
- Telefon
- Umsatzsteuer-ID
- PLZ
- Ort
- Land
Angaben zum Käufer
- Name
- PLZ
- Ort
- Land des Käufers
Rechnungspositionen
- Positionsnummer
- Bezeichnung
Rechnungsbeträge
- Nachlass (netto)
- Umsatzsteuersatz des Nachlasses
- Grund für den Nachlass
- Zuschlag (netto)
- Umsatzsteuersatz des Zuschlags
- Grund für den Zuschlag
- Summe aller Positionen (netto)
- Gesamtsumme (netto)
- Summe Umsatzsteuer
- Gesamtsumme (brutto)
- Fälliger Betrag
Zahlungsdaten
Zahlungsmittel Überweisung
Zahlungsmittel: Lastschrift (nur bei bereits erteiltem SEPA-Lastschriftmandat)
- Mandats- Referenznummer
- Gläubiger-ID
- IBAN
Verweise (= Dateianhänge)
Anhänge
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Die entsprechenden Eingabefelder finden Sie hier in X2:
Einstellungen > Optionen > Sprache:
Standardmäßig ist hier Deutschland und als Währung € eingetragen. Mit den entsprechenden Zusatzmodulen lassen sich Sprache und Währung anpassen.
Bitte informieren Sie sich bei Bedarf bei unserem Support
Stammdaten > Firmen > Adresse:
Stammdaten > Firmen > Bankverbindung:
Kunde / Rechnungsempfänger:
Adressen > Adresse:
Adressen > Kunde:
Adressen > Lieferadresse:
Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder!
mexXsoft X2 prüft bei der Erstellung von E-Rechnungen die Vollständigkeit der Pflichtfeldinformationen.
Eine vollständige Auflistung aller verfügbaren Felder / Informationen einer E-Rechnung finden Sie hier.
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Fehler in der E-Rechnung – Ursachen, betroffene BT-Felder, typische Fehlermeldungen sowie Lösungsvorschläge:
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Fehler in der E-Rechnung
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Mögliche Ursache
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BT-Feld (Business Term)
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Typische Fehlermeldung
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Lösungsvorschlag
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Fehlende oder falsche Rechnungsnummer
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Ungültiges Nummernformat, doppelte Nummernvergabe, manuelle Eingabefehler
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BT-1 – Invoice number
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BT-1: Invoice number is missing or invalid.
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Automatische Nummernvergabe aktivieren; Nummernkreis prüfen; Plausibilitätskontrolle im ERP-System.
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Falsches Rechnungsdatum
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Fehlerhafte Systemeinstellung oder falsche Zeitzone
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BT-2 – Invoice issue date
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BT-2: Invoice issue date is missing or invalid.
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Systemeinstellungen prüfen; Datum aus Buchungsdatum oder Leistungsdatum ableiten.
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Falsche Währung oder fehlende Währungsangabe
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Fehlende oder falsche Stammdaten
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BT-5 – Invoice currency code
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BT-5: Missing or invalid currency code.
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Währungspflichtfelder im ERP-System erzwingen; Standardwährung festlegen.
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Fehlende Anhänge oder Referenzen (z. B. Bestellnummer)
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Fehlerhafte Schnittstelle zwischen Bestell- und Rechnungssystem
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BT-13, BT-14 – Buyer/Purchase order reference
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BT-13/BT-14: Purchase order reference missing or invalid.
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Pflichtprüfung auf Bestellreferenz; ERP-Schnittstellen anpassen.
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Fehlende Pflichtangaben (z. B. Anschrift, Steuernummer)
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Unvollständige Stammdaten im ERP-System oder manuelle Erfassung
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BT-27–BT-35, BT-44, BT-49
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Mandatory field missing: Seller/Buyer address information
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Pflichtfeldprüfung bei Rechnungserstellung aktivieren; Stammdatenerfassung prüfen.
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Ungültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
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Tippfehler, falsches Format, nicht im EU-VIES-System registriert
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BT-31, BT-63 – Seller/Buyer VAT identifier
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BT-31/BT-63: Invalid VAT identifier format.
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Automatische Validierung gegen VIES-System; Stammdatenpflege automatisieren.
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Falscher Mehrwertsteuersatz
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Falsche Zuordnung des Steuerschlüssels im Buchungssystem
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BT-95 – VAT category rate
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BT-95: Invalid or missing VAT category rate
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Steuerschlüssel im ERP-System regelmäßig prüfen und aktualisieren.
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Falsche Beträge (Netto-, Steuer-, Gesamtbetrag)
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Berechnungsfehler, Rundungsfehler, falsche Artikelpreise
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BT-106, BT-112 – Tax/Total amounts
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BT-112: Calculated payable amount does not match sum of components
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Berechnungslogik prüfen; Rundungsregeln definieren; automatische Validierung aktivieren.
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XML-Strukturfehler
(z. B. ZUGFeRD / XRechnung)
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Ungültiges XML, falsche Tag-Struktur, Softwarefehler
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Kein BT-Feld (Syntax-Ebene)
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XML schema validation failed: invalid structure or missing element.
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XML-Validierung gegen das Schema (XSD) durchführen; Softwareversion aktualisieren.
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Nicht maschinenlesbare oder beschädigte Datei
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Übertragungsfehler, falsches Dateiformat (z. B. PDF statt XML)
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Kein BT-Feld (Format-Ebene)
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File cannot be parsed or recognized as valid XML.
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Dateiübertragung automatisieren; Formatprüfung beim Export implementieren.
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Nicht konforme Formatversion (z. B. alte XRechnung-Version)
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Veraltete Software, altes Schema
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Kein BT-Feld (Profil-/Schema-Version)
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Document does not comply with current XRechnung version.
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Schema-Dateien regelmäßig aktualisieren; Formatversion im Workflow erzwingen.
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Unstimmigkeiten zwischen PDF-Darstellung und XML-Daten
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Manuelle Änderungen am PDF, nicht synchronisierte Systeme
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Kein spezifisches BT-Feld (Hybridrechnung)
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Warning: Embedded PDF content does not match XML data.
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Einheitliche Datenquelle für PDF und XML verwenden; keine manuelle Bearbeitung.
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Nicht lesbarer oder ungültiger digitaler Signaturblock
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Zertifikat abgelaufen, falsche Signaturmethode, Übertragungsfehler
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Kein BT-Feld (Signatur-Ebene)
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Digital signature invalid or cannot be verified.
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Zertifikate regelmäßig prüfen; aktuelle Signaturverfahren verwenden.
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Fehler beim Import in das Empfängersystem
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Inkompatible Formatversion oder Mapping-Fehler
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Kein BT-Feld (Systemintegration)
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Import failed: unknown element or incorrect mapping.
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Import-Mapping prüfen; Testlauf mit Referenzdateien durchführen.
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E-Rechnungen können aktuell in 2 Formaten übermittelt werden:
Bereits im November 2020 trat für alle Dienstleister und Lieferanten an Bund / Länder / Gemeinden die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen digital in Form einer XRechnung / ZUGFeRD 2.x einzureichen.
Alle anderen Rechnungsarten werden von den Behörden, Kommunen etc. abgelehnt. Die neue Funktionalität wird in mexXsoft X2 über ein Update zur Verfügung gestellt.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine ZUGFeRD / XRechnung beinhaltet neben der sichtbaren Rechnung zusätzlich sämtliche Rechnungsdaten im digitalen XML-Format. Diese Rechnungen sind somit fälschungssicher.
Was ist neu - was muss beachtet werden?
1) ZUGFeRD 2.x -Rechnung
Damit eine ZUGFeRD-konforme Rechnung korrekt vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger zugestellt werden kann, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert werden:
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Die sog. Leitweg-ID dient zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers. Diese wird in den Adressen im Reiter Kunde abgelegt:
Mehr dazu unter der Rubrik Adressen
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Die Leitweg-ID ermöglicht sowohl die Identifikation des Rechnungsempfängers wie auch die Weiterleitung der eingegangenen Rechnungen über den zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) hin zu den angeschlossenen Verwaltungseinheiten und dessen Rechnungsfreigabesystem
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Gleiches gilt für die Rechnungsstellung an Land bzw. Kommunen
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Rechnungssteller benötigen KEINE Leitweg-ID. Diese dient einzig zur Adressierung von öffentlichen Rechnungsempfängern.
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Die Leitweg-ID wird vorab vom Auftraggeber übermittelt, z.B. bei der Auftragserteilung.
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Jede Rechnung, welche im PDF-Format erstellt wird, ist eine ZUGFeRD-Rechnung!
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Wählen Sie zur Erstellung einer ZUGFeRD-E-Rechnung entweder Email für den Direktversand an den Kunden
oder PDF zur Speicherung und beliebiger Weiterverwendung.
Wichtig:
Eine XRechnung wird programmintern wie eine normal ausgedruckte / versendete Rechnung behandelt. Diese gilt nach dem Speichervorgang als gebucht und wird in den Zahlungsverkehr übergeben.
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Für die korrekte Erstellung einer digitalen Rechnung sind Pflichtfelder vorhanden. Sollten nicht alle benötigten Daten vorhanden sein, so werden Sie bei der Rechnungserstellung vom Programm darauf hingewiesen:
Sollte es sich bei dem Auftraggeber um ein Amt, eine Behörde etc. handeln, so vervollständigen Sie bitte die geforderten Pflichtangaben und geben Sie die Rechnung erneut aus.
Handelt es sich um keinen Auftraggeber der öffentlichen Hand, so klicken Sie bitte auf Ignorieren.
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2) XRechnung
Benötigen Sie eine XRechnung (diese besteht lediglich aus einer maschinenlesbaren XML-Datei), so wählen Sie bitte im Druckfenster oben im Auswahlmenü des Druckbuttons X-Rechnung:
Es öffnet sich der Dateimanager, in dem Sie den Speicherort der XRechnung selbst festlegen können.
Beachten Sie bitte, dass die Bestellnummer sowie die Datumsangabe Ausführung bis als Leistungsdatum in die XRechnung übernommen wird:
Dieses Felder stellen sind Pflichtfelder!
Dateianhänge an XRechnung
Im digitalen XML-Format der XRechnung besteht auch die Möglichkeit, zusätzliche Dateien wie z.B. Dokumente und Fotos mit einzubinden:
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Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung)
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Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt
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Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: png, pdf, jpg, jpeg, xlsx, ods und csv.
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Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten
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Bei Erstellung der XRechnung öffnet sich abschließend der Dateimanager:
Wie in der Animation zu sehen, werden die zur Übermittlung erlaubten Dateien automatisch im mittleren Fenster angezeigt.
So binden Sie externe Dateien in die XRechnung ein:
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Ein Doppelklick auf die Datei öffnet diese zur Voransicht in deren Standardanwendung - z.B. Excel-Dateien
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Markieren Sie die gewünschten Dateien durch Anklicken mit der linken Maustaste
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Auch die Mehrfachauswahl ist mit der Tastenkombination strg + linke Maustaste möglich
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Klicken Sie nun auf den Button Hinzufügen, um die ausgewählten Dateien in die XRechung zu übernehmen. Dieser Vorgang kann beliebig oft und mit unterschiedlichen Ordnern wiederholt werden.
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Löschen Sie irrtümlich übertragene Dateien im rechten Fenster durch markieren und Klick auf Löschen.
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Beenden Sie die Eingabe durch Klick auf OK.
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Im Anschluss wird die XRechnung erstellt. Sie finden Sie in dem von Ihnen gewählten Verzeichnis. Diese können Sie im Anschluss z.B. per Email an den Rechnungsempfänger übermitteln.
Wichtig:
Eine XRechnung wird programmintern wie eine normal ausgedruckte / versendete Rechnung behandelt. Diese gilt nach dem Speichervorgang als gebucht und wird in den Zahlungsverkehr übergeben.
Weitere Informationen zur digitalen Rechnungsvergabe finden Sie hier
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